8,000 archivos de contenido: cómo los organizamos para Ayuda en Acción

Ayuda en Acción cubre decenas de eventos al año. Cada uno genera fotos y videos que terminan en una carpeta de Google Drive compartida con el equipo de comunicaciones. Con el tiempo, ese Drive acumuló más de 8,000 archivos.

El problema

El Drive estaba organizado por fecha de subida, no por criterios útiles para quien busca contenido para publicar. Sin etiquetas, sin categorías — solo carpetas y nombres de archivo. Encontrar fotos de un evento pasado o imágenes de cierta campaña dependía de la memoria de quien las había subido.

La solución

Trabajamos con el equipo de comunicaciones para definir un sistema de etiquetas que responde a cómo buscan: por evento, por tipo de contenido (foto, video, ilustración), por programa o proyecto institucional, y por persona protagonista.

Con ese esquema armamos una biblioteca central sobre el mismo Google Drive: cada archivo quedó etiquetado, cada carpeta navegable y la búsqueda dejó de depender de la memoria de una persona. Nada de mudarse a una herramienta nueva, nada de licencias adicionales.

El resultado

Hoy cualquier persona del equipo entra al Drive, filtra por etiqueta y encuentra la foto o el video que necesita en segundos. No importa si se subió ayer o hace tres años.

Carelli Taboada, que lidera comunicaciones, lo resume así: su equipo gestiona los recursos con total autonomía, sin depender de quien “sabe dónde está todo”.

Lo que aprendimos

El problema no era la herramienta — Drive funcionaba bien. El problema era la falta de un criterio compartido de organización. Un sistema de etiquetas pensado con el equipo que lo va a usar resuelve más que cualquier software nuevo.